Nowoczesne rozwiązania technologiczne nie zawsze muszą oznaczać rewolucję, czasami są usprawnieniem codziennej pracy. W przypadku podmiotów działających w obszarze służby zdrowia to niezwykle ważne. Większość placówek medycznych pracuje już na swoich ulubionych systemach. Aplikacja wspierająca obsługę klienta może działać niezależnie, a w razie potrzeby integrować się z innymi narzędziami. Realne jest więc udoskonalenie kontaktów z pacjentami bez czasochłonnych i kosztownych zmian w pozostałych obszarach działania.
Od momentu wprowadzenia dedykowanego oprogramowania, praca staje się łatwiejsza. Pełna historia prowadzonych rozmów dostępna jest w jednym oknie przeglądarki. W zasięgu kilku kliknięć znajdują się wszystkie informacje i funkcje niezbędne do udzielania szybkich odpowiedzi.
Konsultanci pracujący w punktach służby zdrowia bardzo chwalą sobie indywidualnie opracowywane telefoniczne systemy IVR, czyli interaktywne ścieżki obsługi połączeń przychodzących wraz z możliwością pozostawienia wiadomości na poczcie głosowej. Jest to szczególnie ważne w godzinach porannych, kiedy liczba osób dzwoniących do przychodni jest zdecydowanie najwyższa.
Wykorzystywanie dobrze zaprojektowanego systemu IVR pozwala na automatyczne obsłużenie części zgłoszeń (np. informowanie o godzinach pracy czy odwoływanie wizyt) oraz sprawniejsze zarządzanie pozostałymi kontaktami. Konsultant odbierający połączenie, dzięki danym zawartym w aplikacji i przejściu przez klienta ścieżki IVR, od razu wie kto i w jakiej sprawie dzwoni. Pozwala to na szybsze rozwiązanie sprawy, a tym samym na odebranie większej liczby połączeń niż podczas korzystania z klasycznej linii telefonicznej.
W sytuacjach niejednoznacznych, przydatne bywają dodatkowe funkcje i możliwości. Jedną z nich jest nagrywanie rozmów. Zapisany materiał może okazać się wybawieniem, kiedy dochodzi do konfliktu z niezadowolonym pacjentem lub konieczności potwierdzenia zachowania odpowiednich procedur związanych z ochroną danych osobowych czy dochowaniem tajemnicy lekarskiej.
Obsługa bieżących spraw to jednak nie wszystko. W aplikacji VCC Studio można zaprojektować szereg kampanii wspomagających pracę oraz pozwalających zebrać informacje zwrotne. SMS przypominający o terminie nadchodzącej wizyty wraz z opcją jej szybkiego odwołania. Automatyczny kontakt telefoniczny z prośbą o ocenę jakości świadczonych usług. Mail przypominający o konieczności umówienia kolejnej wizyty. Każdą kampanię można dostosować do potrzeb konkretnego punktu służby zdrowia, zarówno pod kątem wykorzystywanego kanału dotarcia, jak i grupy odbiorców, do których będzie skierowana.
Współczesne systemy wspierające kontakt z klientem gotowe są do bezpiecznej wymiany danych z innymi narzędziami. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby dokonać integracji z zewnętrznym kalendarzem wizyt pacjentów, harmonogramem pracy lekarzy czy programem zapewniającym elektroniczny obieg informacji z ZUS. Takie kompleksowe i otwarte działanie pozwala na szybsze i wygodniejsze załatwianie wszystkich spraw związanych ze świadczeniem usług w placówce medycznej.