Jak błyskawicznie zorganizować pracę zdalną?

Zdarza się, że konieczność zorganizowania pracy zdalnej danego zespołu nie jest wcześniej zaplanowana, lecz wynika z dnia na dzień. Jeśli właśnie taka sytuacja pojawiła się w Twojej firmie, po pierwsze – nie panikuj! Skoncentruj się na zabezpieczeniu kluczowych spraw, a następnie doskonal reguły tej nowej gry.

Wszyscy członkowie zespołu muszą przede wszystkim dowiedzieć się, co dokładnie mają robić. Jeśli zakres obowiązków nie ulega zmianie, należy to podkreślić. Jeśli niezbędne są modyfikacje, zdecydowanie trzeba to ogłosić w jasny sposób. Pomocne będzie stworzenie ogólnodostępnego dokumentu tekstowego lub ogłoszenia, szczególnie gdy zmiany będą wdrażane nie na stałe, lecz rotacyjnie lub doraźnie.

Niezwykle ważne jest również udzielenie instrukcji, w jaki sposób zespół powinien pracować. W zależności od branży i sytuacji poszczególnych osób, warto już na wstępie umówić się na tryb zadaniowy lub czasowy, a także wskazać narzędzia dedykowane do konkretnych czynności. Stworzenie spójnego środowiska pracy pozwala na trzymanie procesów w ryzach i uniknięcie rozproszenia, które mogłoby niekorzystnie odbić się na relacjach z klientami.

Zwróć uwagę zwłaszcza na sprawną komunikację pomiędzy osobami odpowiedzialnymi za bezpośrednią obsługę klienta oraz ich komfort działania. Nie dopuść do sytuacji, w której każdy chwyta za swój prywatny telefon, a istotne informacje notuje na kolejnych karteczkach przyklejanych na pokrywę laptopa. Kontakt z klientami w czasie kryzysu musi być przejrzysty. Najprostszym sposobem na jego usystematyzowanie jest implementacja aplikacji internetowej, w której gromadzone będą kompletne dane dotyczące obsługi. Konsultanci będą mieli łatwy dostęp do pełnej historii, a tym samym klient otrzyma odpowiedź w maksymalnie krótkim czasie.

Wdrożenie takiego oprogramowania nie trwa długo. W zależności od preferencji, pracownicy mogą korzystać z aplikacji mobilnej instalowanej bezpośrednio na smartfonie lub z systemu dostępnego po zalogowaniu się w przeglądarce internetowej. W tej drugiej opcji, nie muszą nawet posiadać telefonów, ponieważ połączenia mogą realizować za pomocą tzw. webphone’a, czyli narzędzia umożliwiającego prowadzenie rozmów w czasie rzeczywistym w oknie przeglądarki.

W chwili, gdy praca zdalna jest dla wszystkich nowością, konieczne jest określenie obszarów, w których można szukać wsparcia. Takimi miejscami mogą być bazy wiedzy, szablony odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania, ale także wewnętrzy czat czy spis telefonów do osób zajmujących się konkretnymi działaniami.

Praca zdalna wymaga sporej samodyscypliny i jak każda nowość, może początkowo nastręczać trudności. Warto więc podjąć to zadanie zespołowo i wypracować najlepsze ścieżki. Wspólne zaangażowanie pozwoli nie tylko skutecznie zorganizować funkcjonowanie firmy, ale również podtrzymać odpowiednią energię i więź, pomimo braku codziennych spotkań w biurze.